D’abord vos données en ordre, ensuite Copilot ou un autre assistant IA

AI-assistenten die werken met je eigen documenten, zoals Microsoft 365 Copilot of een eigen kennisassistent, zoeken antwoorden in alles waar de gebruiker toegang toe heeft. Dat is precies wat ze nuttig maakt. Maar het betekent ook dat elke map die ooit met “iedereen in de organisatie” gedeeld werd, plots vindbaar wordt.

Het echte risico: te ruime rechten van vroeger

Microsoft beschrijft dit zelf in zijn documentatie voor de voorbereiding op Copilot. Data-gereedheid gaat over wat de assistent via een gebruiker al kan bereiken, op basis van rechten die vaak al lang bestonden. Microsoft biedt daarvoor onder meer toegangscontroles en een beleid dat specifieke sites uit de zoekresultaten van Copilot houdt, terwijl de rechten worden opgekuist.

Vier vragen vóór je een AI-assistent uitrolt

1. Wat is er te ruim gedeeld? Sites en mappen met brede toegang, links voor iedereen, verlaten teams.
2. Wat is verouderd of tegenstrijdig? Oude procedures leveren oude antwoorden.
3. Wie is eigenaar? Elke bron die AI gebruikt, heeft een inhoudelijke eigenaar en een herzieningsdatum nodig.
4. Wat mag er nooit in? Gevoelige personeels- of klantdossiers horen in hun eigen systeem.

Het goede nieuws

Dit werk is geen verloren tijd. Een opgekuiste omgeving maakt AI-antwoorden beter, maakt zoeken sneller en geeft de directie meer vertrouwen. Daarom starten we elk implementatietraject bij de bronnen, niet bij de licenties. En dat geldt ongeacht het platform: ook een open-source of EU-gehoste assistent is maar zo goed als de data die je hem geeft.